Назад к списку

Воровство: а можно ли без него в ресторане?  

     При этой фразе бывалые сотрудники ресторанов лукаво улыбаются и утвердительно кивают головой. Большинство заведений закрываются не из-за кризиса, проблем на рынке или плохой кухни, а именно из-за расточительства, халатности и финансовых махинаций персонала. Меня заинтересовала сама причина воровства, что есть корнем зла, а также можно ли избежать его и как.


     Однажды у меня состоялся разговор с моим барменом:

      — Ваня, а тебя совесть не мучает, когда ты воруешь? — наивно и как-то пренебрежительно спросила я.

      — А когда у тебя ребенок с температурой, а лекарства не за что купить, тебя совесть не мучает? — самоуверенно ответил он.


     Здесь я поняла, что когда речь идет об элементарных вещах и ты отвечаешь не только за свою жизнь, нет никаких принципов. Жажда выжить всегда сильнее. Позже наступает привыкание и люди начинают закрывать другие потребности. Например, для того, чтобы получить любовь и уважение, гонятся за новейшими гаджетами и брендовыми вещами за счет работодателей. Большинство скажет: «У них денег много, не обеднеют». 


     Собственники, в свою очередь, дают молчаливое согласие на воровство, поскольку средняя сумма заработной платы, согласно сайтам по поиску работы, далека от суммы, необходимой для удовлетворения базовых потребностей.


    Я не верю в то, что учредители не понимают, что за эти деньги вряд ли «выживешь» и что каждый сотрудник  будет с ними честен, когда приходят счета за квартиру. Однако бывает и по-другому. Вот, казалось бы, и одет хорошо, и в холодильнике не пусто, и в руках неплохая сумма есть, однако не останавливаются. 


     Почему? 


     У одних людей включается накопительный синдром: «Сейчас у меня все есть, а что будет завтра я не знаю, поэтому пока можно, я буду воровать потихоньку». 


     Для других —  это метод выплескивания агрессии и негатива. Такой себе способ зарядится адреналином. 


     Третьи просто самоутверждаются за счет изощренных схем своих махинаций. Они высокомерно одаривают собственников лживо-признательным взглядом и считают наличные за их спиной. 


     Независимо от получаемой суммы сотрудники будут воровать. От жажды выжить к жажде наживы. Сложно остановиться из-за социума, в котором это принято или из-за голоса предков, которые на генетическом уровне заложили нам понятие «Дефицита».

  

     Однажды стала свидетелем диалога двух мойщиц:

    — Ты сахар в стиках смотри не выбрасывай — наставнически буркнула одна.

    — А что с ним делать, вернуть? — растерянно спросила новенькая.

    — Кому? Этим что ли? Себе забери, спрячь чтобы не видели — недовольно молвила первая.

    — А зачем он мне?

    — Ну не надо, дай сюда — она нервно выхватила стики и положила себе в пакет — Мне больше будет. Не хватало еще сахар покупать.      


     Каждый собственник должен помнить, что воровство может быть в качестве денежных средств и в качестве таких вот стиков. Ресторанный бизнес состоит из мелочей. Управляя этими, на первый взгляд, не очень значимыми вещами, вы обеспечиваете свое благополучие. Запомните, все, что плохо лежит ваш персонал очень быстро подберет.



Что сделать, чтобы остановить машину воровства?


Пройдемся по основным пунктам:


Организация всеобщей системы контроля 


      В зависимости от иерархии должностей в вашем заведении, строится система контроля. Директор контролирует шеф-повара, администратора, старшего бармена, бухгалтера, а директора контролирует служба безопасности или отдел КРУ.


     При контроле деятельности шеф-повара, обращайте внимание на калькуляционные карты, которые вы подписываете. Смотрите на нормы отходов, разделок и процент отходов при термической обработке. 


      Дайте отделу КРУ полномочия проверять работу всех подразделений, проводить внеплановые инвентаризации, акцию "тайный покупатель", проверять начисления по ФОТ,  корректность ведения учета и оценивать деятельность директора и заведения в целом. 


Оплата работы персонала


      Перестаньте верить в силу гипотетической средней суммы заработка и увеличьте ее до реального среднего уровня. Например, ваш шеф-повар не может получать на 30% больше повара, при этом быть верным вам. Вы платите не только за выполнение функциональных обязанностей, но и за уровень ответственности и честности.


Проведение инвентаризаций


Ресторатору задают вопрос:
— Что такое "минус" в инвентаризации?
— Это воровство.
— А что такое "плюс"?
— Тоже воровство.
Следует помнить, что и "плюс", и "минус" - это одинаково плохо. 


      "Минус" – это работа без весов, незнание или некорректность технологических карт кухни и бара, или банальное воровство. 


      "Плюс" - это та же работа без весов, то же незнание или некорректность технологических карт. Но существует и другая причина возникновения "плюсов": сотрудники могут приносить свои продукты неизвестного качества для покрытия несанкционированной выдачи блюд. 


      Возможно сознательное создание "плюсов" сотрудниками, которые намеренно занижают количество ингредиентов в блюдах или напитках. В итоге по учету на остатке товара уже нет, по факту он есть. Сотрудник якобы идет на рынок, якобы покупает товар в размере разницы между фактическими и учетными остатками, забирает при этом деньги себе. 


  Что делать? 


  • штрафовать за все минусы не только поваров, но и шеф-повара, поскольку он непосредственно отвечает за калькуляции и работу своих подчиненных;
  • проводить плановые и внеплановые аттестации сотрудников;
  • проводить внеплановые инвентаризации по разным группам товаров или отдельно взятым позициям кухни и бара.
  • бармены должны сдавать смену с пересчетом продукции (всей или только алкоголя). Время от времени нужно сверять группу товара или единичные позиции. За баром не должно быть сумок, пакетов работников бара и зала. Также проверяйте все ящики на наличие несанкционированного алкоголя или товара.


Контроль цен закупки


      Необходимо мониторить цены на один и тот же товар для кухни и бара у разных поставщиков, связываться не только с непосредственными менеджерами, но и с высшим руководством конкретной компании. Если ваш закупщик совершает покупки на рынке, стоит регулярно ездить туда и сравнивать цены с теми, которые указаны в ваших накладных. 


Контроль размеров закупок 


      Вы берете определенный объем товара у торгового представителя, он выполняет план и дает вам поощрительные бонусы. Только зачастую этот бонус идет в карман сотрудникам. 

     Рассчитываться с поставщиками лучше по безналичному расчету, но и здесь вы не застрахованы от злоупотребления персонала. В этом случае в круговую поруку включается еще и бухгалтер. А ваши деньги потрачены и заморожены или уже списаны из-за истекшего срока годности.

      Одна из формул контроля закупок такова: на покупку товара в неделю должно уходить 30% от недельной выручки. Это касается и кухни, и бара.


Контроль взаиморасчетов с поставщиками


       Акты сверок с поставщиками должны проводиться ежемесячно и быть в печатном виде с печатями двух предприятий. Маркетинговые бонусы также стоит проверять. Когда и в каком количестве зашли деньги, верно ли посчитали процент бонусов, согласно подписанному договору.  


Проверка веса готовых блюд кухни


      Следует выборочно проверять вес блюд, которые выданы на раздачу. Это занимает немного времени, а интересных фактов может быть найдено достаточно.


Контроль предоставления скидок гостю


      Самый простой и доступный способ для сотрудника снять наличные. Не имеет значения какие это скидки: именные, по номеру карты или в определенные часы. Нужно просматривать отчет по скидкам, лучше ежедневный. Если не получается, то еженедельный. Обращайте внимание на столы с большими суммами, зачастивших гостей (2-3 раза в день) или скидки в неправильное время. После печати чека, 

повтор только с разрешения административной карты, которая находится у администратора или директора. 


     Все отмены должны фиксироваться в журнале отмен и подкрепляться объяснительными записками. Затем отчет из программы по отмене чеков сравниваете с журналом, ответственность за который несет администратор зала. Просматривайте камеры во время отмены чека.


Контроль расчетов по депозитам


      Если гость не заказал на оплаченную сумму, то разница должна быть чистым доходом в кассу предприятия. Здесь стоит сказать, что в этот счет сотрудник может сделать перенос из другого, уже оплаченного счета и разницу забрать себе. Отчет по переносам должен проверяться, а счета с депозитами быть на личном контроле директора. 


Инвентаризация кассы и терминала


     Инвентаризация кассы и терминала должна производиться один-два раза в день. Никаких плюсов или минусов быть не должно и объяснениям это не подлежит. Лишние деньги в районе кассы или личные вещи не допускаются.


Контроль счет-заказов


      Вещь, которую доказать или поймать вовремя практически невозможно. Эта функция есть в некоторых программах для предварительного подсчета банкета. При создании счет-заказа встречка не выйдет.

      Официант, например, формирует счет-заказа на кофе с молоком (это случается чаще всего) затем печатает чек, выносит гостю (редко кто из гостей разбирается в том, что такое счет-заказа), рассчитывает, удаляет позиции со стола, удаляет счет-заказа из системы, а деньги кладет себе в карман. Следов никаких, поскольку в программе ничего не отображается. 

     Выявить это можно в двух случаях: либо вы станете свидетелем данной ситуации, либо найдете распечатанный счет-заказа, который забыли выбросить. 


Проверка встречки


      Заказы отдаются только по встречкам. Все выданные встречки накалываются и выбрасываются в конце дня. Проверяйте, что стоит на раздаче и что написано на встречке. Дата, время, наименование блюда должно быть актуальным, а не вчерашним или кофе с молоком вместо Лонг-Айленда. 


Проверка своевременности закрытия счетов


      Не секрет, что по одному счету можно рассчитать несколько гостей, поэтому столы должны закрываться вовремя. Гость рассчитался, ушел, счет закрыли. 

     Если сотрудники начинают оправдываться и говорить о том, что забыли закрыть счет, много людей и тому подобное — стоит задуматься, поскольку существует возможность печати повторного чека.

      Стоит поставить блокировку повторной печати чека. В случае необходимости использовать карту с правом доступа (должна храниться у администратора). 

     Проверяйте счета за предыдущую смену на предмет того, когда они были открыты и в какое время закрыты. В частности, столы с кофе, различными напитками или закусками/десертами. Все то, что часто заказывают, быстро съедают и уходят. 


Контроль ручных счетов


Счета, которые выписаны вручную должны быть у директора с печатью, подписью и нумерацией. Такие чеки выдаются администратору в случае неполадок с системой. За каждый счет он должен отчитаться. После этого администратор предоставляет директору все счета, которые выписаны вручную строго по тем номерам, которые ему выдали и счета из программы.


Хранение алкоголя


      Бутылки с алкоголем должны быть с акцизами и печатью предприятия. Печать ставит старший бармен или администратор. 


Хранение пустых бутылок


      Пустые бутылки из-под алкоголя стоит оставлять. За баром всегда мало места, это неудобно, и мы доверяем персоналу, однако лучше это сделать. Для чего? Например, вы видите в программе, что на остатке нет односолодового виски, приходите за бар и требуете подтверждение в виде пустой бутылки (она должна быть с акцизом и печатью). 


Проверка мерных стаканов и емкостей на баре


      Мерные стаканы и емкости должны быть с паспортами. Эти документы хранятся за баром. Калькуляции и технологические карты также хранятся за баром с подписью старшего бармена, технолога, директора и печатью предприятия. 

     Время от времени при помощи мерного стакана проверяйте налитые мононапитки, обращайте внимание на качество коктейлей.


Проверка свежести зелени и фруктов в напитках


     Несвежая зелень или испорченные фрукты не должны попадать в напитки. Некоторые умельцы используют их несколько раз. Периодически проверяйте свежесть зелени и фруктов в готовых напитках.


Контроль счетчиков кофемолок


      Кофе - один из основных источников дополнительного дохода для барменов и официантов. На кофемолке должен стоять электрический счетчик. Каждое утро бармен предоставляет администратору показания, тот, в свою очередь, фиксирует их и в конце недели предоставляет директору.

      Смотрите показатель на начало дня, затем видите продажи, умножаете и выводите показатель на следующий день с учетом плановых списаний. Цифра должна совпадать с тем, что указано в предоставленной информации. Если этого не происходит, стоит разобраться и наказать виновных. 


Контроль расходных материалов


Мойщицы - это те люди, которые помогают вам уменьшить ваши расходные материалы: от моющего средства до салфеток. Посчитайте среднее количество расходных материалов и выдавайте именно это количество на смену или неделю. 

     Не стоит идти на уступки и выдавать расходные материалы сверх нормы. Сотрудники, конечно, утверждают, что это для нужд предприятия и себе домой они ничего не берут, но…

      Проведите ревизию в ящиках перед началом их смены (у каждой мойщицы под мойкой есть такой) и увидите месячный запас, даже если выдаете по норме. Когда я была администратором, я приходила минут на 30 раньше, проверяла, изымала и им в тот же день выдавала их же расходники. Никто мне ничего не говорил и уж тем более не спрашивал, куда делись их запасы.


Проверка мусорных пакетов


Мусорные пакеты стоит тщательно проверять охране, поскольку в них можно вынести все что угодно, а затем вернуться к мусорному баку и забрать свой «улов». Никакой брезгливости эта схема у людей не вызывает. Товар аккуратно упакован в ваши мусорные пакеты.


Контроль безналичных платежей


      Все расходы по безналичному расчету нужно контролировать. Запрашивайте выписки из банка, смотрите куда и сколько денег ушло, сравнивайте с печатными накладными.


Контроль документального подтверждения всех расходов


      На каждый расход должна быть накладная. Расходы лучше оплачивать по безналичному расчету или там, где вы сможете получить фискальный чек и налоговую накладную. 


Настройка управленческого учета


     Это большая тема, которая требует отдельного рассмотрения. В рамках данной статьи, отмечу лишь, что в управленческой отчетности не должно быть статьи «прочие расходы» без разумных объяснений. Например, если не сходятся остатки, разницу нельзя списывать в прочие расходы. Это никак не объясняет все расхождения. Они должны искореняться либо подкрепляться документами. 

     В статью "прочие расходы" не могут входить недостачи по кассе, несуществующие долги заведения или издержки из-за чьей-то халатности.


Настройка системы прав доступа в учетной программе 

     

      Настройку прав доступа нужно тщательно проработать с вашим IT-отделом и/или внешним поставщиком программного обеспечения.

      Если, например, у бухгалтера есть право удалять счета из учетной программы, он может делать это, забирать наличные и разводить руками при недостаче. Также, если у него есть такое право, он может ставить скидки вручную, а разницу забирать себе.


Заключение


     Стоит помнить, что живые деньги всегда будут искушением для персонала. Вряд ли можно полностью искоренить воровство, однако можно уменьшить масштабы. Бесконтрольность и халатность собственников к своим же деньгам порождает такую же реакцию у персонала. Не стоит считать свой персонал невеждами, которые изначально должны вам просто за шанс работать в вашем ресторане.

      Никто никому и ничего не должен. Платите своим подчиненным достойную заработную плату, развивайте их профессионально и воспитывайте лояльность к компании. Это снизит риск воровства процентов на 30%, а что делать с остальными 70% описано выше. 


Если вам понравилась эта статья, подписывайтесь, чтобы не пропустить новые:

Faceboок | Instagram | Е-mail 

Maria Demianenko, Рестросфера 




Читайте также:


Как управлять различными типами сотрудников в ресторане

5 правил успешного управляющего рестораном

Мотивация: кроликам морковку, а персоналу…?

Преступление и наказание. Что делать, когда ваши сотрудники совершают проступки